Assalammualaikum Wr Wb
Selamat pagi siang sore malam Boss, smoga Allah melimpahkan karunia kesehatan kepada kita semua, Aamiin. Sesuai dengan judul diatas, dalam kesempatan kali ini saya ingin bercerita sedikit tentang Event Organizer. Kenapa saya bercerita tentang event organizer? karena 7 tahun belakangan ini, semenjak 2008 (pada waktu masih kuliah) sampai sekarang (alhamdulillah sudah lulus hehehe....) saya berada di lingkaran kehidupan event organizer, jadi saya ingin sedikit berbagi tentang event organizer.
Oke kita mulai ya gaes.
Apa sih event organizer itu? kalau menurut wikipedia Event Organizer, atau dalam bahasa Indonesia Penyelenggara Acara, tapi biar gampang kita sebut aja EO, adalah penyedia jasa profesional penyelenggaraan acara. Seperti apa tugasnya? tugas EO adalah membantu kliennya untuk menjalankan acara agar berjalan sesuai dengan keinginan si klien, mulai dari perencanaan (konsep acara), persiapan (produksi/loading), eksekusi (the Day), sampai evaluasi (post event, yang kebanyakan report2an hehehe).
Oke mari kita preteli satu-satu gaes
Perencanaan/pembuatan konsep acara, ini adalah bagian paling awal dari sebuah event, disini EO dan Klien duduk bareng melakukan brainstorming untuk menghasilkan konsep acara seperti yang diinginkan oleh si klien. Disinilah klien dan EO menyamakan visi dan misi, mengumpulkan semua ide dan pendapat, digodog dan dibumbui. Pada fase ini juga di bahas kendala-kendala yang mungkin bisa muncul, mengantasipasi semua kemungkinan kendala yang muncul dari hal yang paling kecil sampai hal yang paling krusial supaya dalam pelaksanaanya bisa lancar sejahtera, kalau istilah kita menyebutnya run smooth. Dalam pembuatan konsep ada 6 hal yang harus diperhatikan yaitu What, Who, Why, Where, When, dan How, artinya kita harus benar-benar tahu acara seperti apa yang mau kita buat, target atau audience nya mau menyasar untuk kalangan apa, lalu apa tujuan nya kita membuat acara seperti itu? apakah ada manfaatnya untuk para audience atau tidak, kita juga harus memperhatikan tempat, pilihlah tempat yang sesuai dengan tema acara (kan ga mungkin tema nya pantai tapi tempatnya di gunung), perhatikan juga waktu acaranya, sesuaikan dengan target, supaya tujuan dari event tersebut bisa tepat sasaran, dan yang terakhir bagaimana kita menjalankan acara itu? yang tentunya sudah ada pembagian tugas masing-masing manpower.
Persiapan / Produksi / Loading, dalam tahap inilah masyarakat EO kadang tidak tidur 3 hari 3 malam hahaha. Jika konten dalam suatu event (kita menyebutnya checklist) banyak yang harus kita provide siap-siaplah untuk tidak tidur, karena kita harus mempersiapkan hal-hal dari yang paling kecil hingga yang paling besar. Semua itu harus sudah ready sebelum The Day atau tamat lah riwayat kita hahaha. Beruntung kalau kita dapat klien yang tidak perfeksionis atau sangat detail, tapi kalau kita dapat klien yang perfeksionis, hal paling terkecilpun akan mereka tanyakan, jadi berhati-hati lah dalam fase ini jangan sampai ada yang terlewat karena semua persiapan hanya ada di fase ini dan waktunya pun ga lama. Untuk mempermudah fase ini buatlah production schedule, cek semua vendor pastikan semua vendor sudah ready dengan barang-barang mereka, usahakan proses produksi sesuai dengan production schedule. Dalam fase ini harus ada 1 orang PIC (person in charge) yang bertanggung jawab, dia akan bertanggung jawab penuh pada proses produksi dan harus hafal checklist produksi dari A-Z. Orang ini harus menguasai teknis produksi dan layout venue.
Tahap selanjutnya yaitu Eksekusi / The Day. Tahapan inilah yang paling menentukan apakah EO kita profesional atau tidak, karena pada tahap inilah kita menjalankan suatu acara, apakah acaranya run smooth atau amburadul atau malah stuck ga bisa jalan sama sekali. Disinilah kendala-kendala akan bermunculan seperti jamur dan mungkin membuat acara tidak berjalan sesuai dengan apa yang kita inginkan. Tetapi apa bila dalam proses produksi kita total 100% Insya Allah acaranya bakal lancar dan sukses walaupun none perfect, pasti ada saja kendala yang akan dihadapi di fase ini. Disinilah team Show Management berperan aktif untuk menyukseskan suatu acara karena mereka bertanggung jawab pada jalannya suatu acara, mereka lah yang mengorganisasi jalanya suatu acara. Apakah acara nya sukses atau tidak semua tergantung pada kelihaian mereka dalam meramu acara.
Terakhir adalah fase Evaluasi / Post Event. Setelah acara selesai baru lah kita melakukan evaluasi, semua yang terlibat dalam suatu acara akan di evaluasi, kebanyakan klien sih dalam meng evaluasi lebih sering meng evaluasi kesalahan-kesalahan yang terjadi atau kendala-kendala yang tidak terselesaikan hehee. Tapi ada juga klien yang meng apresiasi kinerja team karena acaranya sukses dan lancar tanpa mempedulikan kesalahan-kesalahan. Pada fase ini pula ada fase dimana kebanyakan pekerja EO paling tidak menyukai, yaitu, repoooooooooorrrrrttttttt hahaha. Ya, report merupakan hal paling menyebalkan bagi para pekerja EO, tetapi mau bagaimana lagi, report merupakan bagian terpenting dalam sebuah event karena atas dasar report ini lah klien membayar semua tagihan-tagihan biaya yang sudah EO keluarkan hehehe.
So, segini dulu aja yang bisa saya share, mudah-mudahan ada manfaatnya walaupun cuma dikit untuk para pembaca dimanapun kalian berada. see yaaa!!!
Tunggu Postingan berikutnya yaaaa.......
